Qualité

Réenregistrement ISO 9001!

DAWCO détient la certification ISO 9001 et nous en sommes fiers. Cependant, il faut savoir que cette certification n’est pas éternelle! Nous devons annuellement la maintenir en vigueur.

Une firme externe (NQA Canada) vient nous auditer selon un cycle de trois ans. Cela comprend un audit de réenregistrement suivi de deux audits de maintien. DAWCO a réussi son audit de réenregistrement en 2021 et ses audits de maintien en 2022 et 2023, ce qui implique que DAWCO devra réaliser un audit de réenregistrement cette année (2024).

L’audit aura donc lieu fin novembre et s'étalera sur une période de trois jours. L’ensemble de notre système de management de la qualité (SMQ) sera passé en revue et un suivi sera effectué sur les opportunités d’amélioration et les demandes d’action corrective soulevées lors des audits précédents. Pour information, un audit de maintien est similaire, mais ne couvre qu’une partie de notre SMQ et ne dure que 1,5 jour.

En vue de se préparer à un audit externe, le département qualité de DAWCO effectue chaque année une série d’audits internes couvrant différents départements. Cela nous permet de détecter des lacunes et de soulever nos propres opportunités d’amélioration.

Au risque de vous décevoir, un des constats qui me saute aux yeux fréquemment est le manque de connaissance de nos propres procédures, processus ou guides. Comprenez-moi bien, je ne dis pas que nos départements ne savent pas ce qu’ils font, loin de là! Je dis que les dirigeants, responsables des différents documents, consultent très rarement le contenu de la documentation qui s’applique aux activités auxquelles ils ont autorité, En vérité, ils ne le consultent généralement que peu de temps avant un audit.

Mais où se situe le problème si leurs départements fonctionnent bien? Le fait est que nos méthodes de travail évoluent, elles s’adaptent à de nouvelles règles, de nouvelles technologies, de nouveaux clients ainsi qu’aux nouveaux employés qui apportent avec eux leur expérience et souhaitent en faire bénéficier l’entreprise. Il est évident qu’il faut avancer et progresser, mais le hic, c'est que la documentation que nous ne consultons pas, n’évolue pas non plus pour décrire correctement les changements apportés à nos méthodes de travail, ce qui constitue une source potentielle de non-conformité.

Soyons pro-actifs cette année. Prenez le temps de lire vos documents et s’ils ne reflètent pas la réalité, svp, faites-en une copie ou imprimez-les, apportez-y les correctifs nécessaires et envoyez-les-moi par la suite. Je m’assurerai que cela respecte les exigences de la norme ISO 9001, et je vous rencontrerai au besoin. Une nouvelle version sera ensuite émise dans le centre de documentation. Il est également important de veiller à ce que les employés sous votre direction soient conscients du contenu de ces documents.

L’auditeur se basera toujours sur notre documentation officielle pour effectuer son audit. Si celle-ci correspond adéquatement à la réalité, c’est un bon point de départ.

Je termine en vous expliquant les différentes techniques qu’un auditeur peut utiliser pour vérifier si vous maîtrisez une situation en particulier.

Prenons l’exemple d’une réquisition. Il peut vous demander…

1. Comment vous procédez pour faire une réquisition. (par explication)
2. De lui démontrer comment vous faites. (par observation)
3. De lui montrer des exemples de réquisitions que vous avez déjà complétées. (par preuves documentées)

Votre réponse ou vos exemples doivent correspondre en principe à ce qui est décrit dans nos documents.

• Si vous êtes incertain de la réponse à donner, il ne faut pas en inventer une! Demandez-lui plus de précision sur ce qu’il recherche ou dites-lui que vous devez consulter la procédure, car vous ne vous souvenez plus de ce détail.
• Ne pas connaître tous les détails d’un document, c'est acceptable, mais il faut au moins démontrer que vous savez où le trouver.

PS. Voici une façon simple de nous soumettre une demande de modification de document ou toute autre suggestion… Utilisez le lien suivant pour l’envoyer dans notre boite à suggestions, le département qualité en sera avisé automatiquement! https://fs3.formsite.com/qEixVu/u45fnz1yjk/index

Raymond Séguin, Directeur Qualité